「ひとり暮らし高齢者調査」における個人情報の紛失について

　70歳以上のひとり暮らしの高齢者を対象にした「ひとり暮らし高齢者調査」の調査票を紛失する事案が発生しました。これは、対象者の健康状況や生活状況に関する調査で毎年2月～4月に実施し、民生委員・児童委員に調査票の記入を担っていただいています。状況について、下記のとおりお知らせします。

　4月下旬、地区民生児童委員協議会の会長Aさん（以下、会長A）が、調査に必要な情報を住民基本台帳から抜粋して一覧にした「住民基本台帳抜粋」と「ひとり暮らし高齢者調査票」（以下、調査票等）を取りまとめて提出準備をしている際、一部地域の調査票等が見当たりませんでした。当該地域の担当民生委員・児童委員Bさん（以下、委員B）に確認したところ、「地域行事の際に、会長Aに提出した」と回答があったことから、調査票等の紛失が判明しました。
状況等を整理し、両委員で捜索しましたが、現時点で調査票等は発見できず、会長Aから、委員Bの提出した調査票等を地域行事の際に出たゴミと一緒に誤って廃棄した可能性が高いと報告を受けています。なお、現時点で個人情報の外部への漏洩や悪用の事実は確認されていません。

住民基本台帳抜粋…氏名、住所、世帯状況、生年月日、年齢、性別
ひとり暮らし高齢者調査票…氏名、生年月日、性別、年齢、住所、電話番号、生活状況、連絡先の住所・氏名・続柄、調査結果

住民基本台帳抜粋調査対象者26名（ひとり暮らし高齢者調査票19名含む）+連絡先8名＝34名分

　順次、対象者に謝罪し、事実内容と再発防止に努める旨を説明します。

関係者の皆さまに多大なご迷惑とご心配をお掛けしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後このようなことがおこらないよう、以下の再発防止策を徹底します。
・各民生委員・児童委員に、改めて個人情報の取扱いについて注意喚起を実施します。
・書類等の受け渡しに関するマニュアル等を作成します。
・個人情報が記載されている調査票などについては、ファイリングを実施するなど配布方法を改善します。