避難行動要支援者の登録業務における個人情報の漏洩について

避難行動要支援者の登録業務において、誤った情報を記載した文書を登録者本人及び支援関係者に送付したことで、個人情報の漏洩が発生しました。状況について、下記のとおりお知らせします。

3月10日頃～4月上旬にかけて、避難行動要支援者（注意）の登録情報に関する書類（以下、「書類」）を本市から対象者（避難行動要支援者本人及び避難支援員）676名に送付しました。また、登録者の住所地の自治会長と民生委員にも書類を共有しました。

4月28日（月曜日）、A氏の避難支援員（注意）であるC氏から、受け取った書類の中に、他人（B氏）の情報が混在していると連絡がありました。A氏とB氏の登録情報を確認したところ、B氏の避難支援員の欄にC氏とD氏を誤って登録していることが発覚しました（本来、C氏とD氏はA氏の避難支援員として登録するべき人物）。なお、A氏には情報漏洩していません。

C氏とD氏には同日、B氏には翌日、謝罪し、書類を回収しました。

また、B氏が住む地域の自治会長、担当民生委員へ同様に謝罪し、書類を回収しました。

（注意）「避難行動要支援者」とは、災害時に自力で避難することが困難な人のことを指します。

　 「避難支援員」とは、災害時に避難行動要支援者の安否確認や情報伝達等の支援を行う人のことを指します（法的な責任や義務は負いません）。

・B氏の氏名（ふりがな）、性別、生年月日、住所、連絡先、要支援者の理由、緊急連絡先、かかりつけ医、処方薬について、C氏とD氏が見られる状況にありました。

・C氏とD氏の氏名（ふりがな）、住所、連絡先について、B氏とB氏が住む地域の自治会長と民生委員が見られる状況にありました。

当該登録業務は、3名の職員で行いました。申請書（A3・最大2枚）に記載された情報の登録時・封入時・郵送前に内容の照合を行っていましたが、A氏の申請書の2枚目（任意提出様式）を誤ってB氏の申請書の2枚目として処理を進めていたことに気付かないまま発送したことが原因です。

このような事態を招き、対象の方にはご心配とご迷惑をおかけしたことを深くお詫びいたします。今後は再発防止のため、作業手順や帳票を改善するとともに、入力する内容を複数人で確認することを徹底します。なお、他の672名について同様の事案がないか速やかに調査を行います。