災害時要援護者の調査業務における個人情報の漏洩について

災害時要援護者の調査業務において、個人情報が記載された文書を他人宛てに送付する事案が発生しました。「災害時要援護者」とは、災害時に自力で避難することが困難な人のことを指します。 状況について、次のとおりお知らせします。 

8月4日（金曜日）、災害時要援護者の調査に関する書類（以下、「調査書類」）を本市から対象者 1,423 名に送付しました。 8 月 14 日（月曜日）、A 氏から受け取った書類の中に、他人（B 氏）のものが混在していると連絡がありました。B氏に確認したところ、市への返信が必要な書類はすでに郵送済みで、それ以外の書類は廃棄しており、別人の個人情報が記載されていたかは記憶にないとのことでした。 発送リスト上でA氏の前2名、B氏の後ろ2名に連絡し、他の方については書類に誤りがないことを確認しました。 

対象者2名の方には謝罪し、A氏からはB氏の個人情報が書かれた書類を回収しました。

A氏とB氏の氏名（ふりがな）、住所、生年月日、性別、書類送付理由

当該調査業務は、6種類の書類を手作業で封入しています。仕分けをする職員、封入をする職員と二人で内容確認を行っていましたが、個人情報が記載された1種類の書類についてA氏とB氏の書類が入れ替わったことに気が付かないまま発送したことが原因です。 

このような事態を招き、対象の方にはご心配とご迷惑をおかけしたことを深くお詫びいたします。 今後は再発防止のため、作業手順を見直し、封入時には複数人で確認することを徹底します。