○生駒市行政文書取扱規程
平成9年12月26日
訓令甲第9号
〔生駒市文書取扱規程〕をここに公表する。
生駒市行政文書取扱規程
(令4訓令甲1・改称)
生駒市役所文書取扱規程(昭和44年1月生駒市訓令甲第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第4条の2)
第2章 行政文書の収受及び配布(第5条―第8条の3)
第3章 行政文書の処理(第9条―第19条)
第4章 行政文書の施行(第20条―第23条)
第5章 雑則(第24条・第25条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、生駒市行政文書管理規則(令和4年2月生駒市規則第5号。以下「管理規則」という。)その他別に定めがあるもののほか、本市における行政文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(令4訓令甲1・一部改正)
(定義)
第1条の2 この訓令における用語の意義は、管理規則において使用する用語の例による。
(令4訓令甲1・全改)
(事案の行政文書化及び行政文書取扱いの原則)
第2条 事案の処理は、行政文書によることを原則とし、管理規則第4条の規定により作成するものとする。
2 行政文書は、全て正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務能率の向上に資するよう常に整備しなければならない。
(令4訓令甲1・一部改正)
(文書担当課長の職務)
第3条 文書担当課長は、本市における文書事務を総括する。
2 文書担当課長は、文書事務について、常に改善を図るとともに必要があると認めるときは、調査を行い、かつ、指導するものとする。
3 文書担当課長は、文書管理システムの管理者として文書管理システムの安全の確保及び利用の促進に努めなければならない。
(令4訓令甲1・一部改正)
(文書責任者の職務)
第4条 文書責任者は、次に掲げる事務を掌理する。
(1) 行政文書の収受、発送及び浄書印刷に関すること。
(2) 行政文書の処理状況の調査及び処理の促進に関すること。
(3) 行政文書の審査に関すること。
(4) 行政文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(5) 文書管理システムの適正な運用に関すること。
(6) その他文書事務に関すること。
(令4訓令甲1・一部改正)
(文書主任)
第4条の2 文書主任は、文書責任者の命を受け、前条各号に定める事務を処理する。
(令4訓令甲1・全改)
第2章 行政文書の収受及び配布
(令4訓令甲1・改称)
(到達した行政文書の取扱い)
第5条 本市に到達した行政文書(ファクシミリに着信した電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)、情報処理システムで受信した電磁的記録及び電磁的記録媒体(電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものに係る記録媒体をいう。以下同じ。)により受領した電磁的記録を除く。以下この条から第8条まで同じ。)は、文書担当課において収受する。ただし、所管課に直接到達した行政文書は、当該所管課において収受することができる。
2 前項本文の規定により文書担当課において収受した行政文書の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 行政文書は、開封せずに所管課に配布する。ただし、配布先が明らかでない行政文書は、開封して配布先を確認した上、配布する。
(2) 書留、配達証明、内容証明、特別送達及び配達記録の取扱いによる郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、特殊郵便物収配簿に必要事項を記入の上、所管課に配布する。
(3) 2以上の課に関係する行政文書は、文書担当課長が決定する課に配布する。
3 文書責任者は、1日1回以上文書担当課において行政文書を受け取るものとする。
(平16訓令甲2・令4訓令甲1・一部改正)
(令4訓令甲1・一部改正)
(配布文書等の受付)
第7条 配布文書等は、直ちに受付し、システム登録外文書以外の行政文書は文書管理システムに登録し、システム登録外文書は文書件名簿(様式第1号)に必要事項を記入しなければならない。この場合において、文書担当課長が認める特定の事務に係る行政文書(以下「特定文書」という。)のうち、システム登録外文書については、文書件名簿に代えて当該事務処理の経過を明らかにする専用の帳簿に必要事項を記入することができる。
2 前項の規定にかかわらず、システム登録外文書の内容が軽易なときは、文書件名簿への記入を省略することができる。
(令4訓令甲1・一部改正)
(時間外に到達した行政文書の収受)
第8条 執務時間外に到達した行政文書は、本市の委託を受けた者が収受し、次に定める手続によらなければならない。
(1) 収受した行政文書は、その種類及び件数を記録し、執務時間開始後、速やかに文書担当課長(戸籍法(昭和22年法律第224号)に規定する届書にあっては、戸籍担当課長)に引き渡す。
(2) 緊急の処理を要すると認められる行政文書は、直ちに名あて人又は当該行政文書に係る文書責任者に連絡してその指示を受ける。
(令4訓令甲1・一部改正)
(ファクシミリの利用による電磁的記録の収受)
第8条の2 ファクシミリに着信した電磁的記録は、その内容を速やかに用紙に出力し、又は当該電磁的記録を文書管理システムに登録するものとする。
(令4訓令甲1・全改)
(情報処理システム等の利用による電磁的記録の収受)
第8条の3 文書責任者は、情報処理システムで受信した電磁的記録又は電磁的記録媒体により受領した電磁的記録(システム登録外文書を除く。)を文書管理システムに登録するものとする。
(令4訓令甲1・追加)
第3章 行政文書の処理
(令4訓令甲1・改称)
(行政文書処理の原則)
第9条 行政文書は、法令等の規定に従い、情勢に応じて的確かつ迅速に処理しなければならない。
2 行政文書の処理に当たっては、常に責任をもって行うとともに、その処理状況を明らかにしなければならない。
(令4訓令甲1・一部改正)
(起案)
第10条 起案は、規則、訓令等に定めがある場合を除き、文書管理システムの事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案」という。)により行うものとする。この場合において、その全部を電磁的に表示し、記録することが困難であると認められるときは、電子起案に併せて、紙添付回付票(様式第2号)を添付した当該起案についての参考資料等を作成し、これらを起案とすることができる。
3 前項に規定により書面起案したときは、起案者は、文書管理システムに起案者、起案日、件名、回議等の経緯、施行の内容等が明確に分かるように登録しなければならない。
4 前3項の規定にかかわらず、定例的な事案については一定の帳票を利用することにより、保存期間の種別が1年未満である行政文書に係る事案については当該事案に係る行政文書の余白を利用することにより起案することができる。
5 前項の規定により起案しようとするときは、起案者、起案日、件名、回議等の経緯、施行の内容等が事後においても明確に分かるようにしなければならない。
(令4訓令甲1・全改)
第11条 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 事案が2以上の課に関係するときは、最も関係の深い課において起案する。
(2) 密接な関連がある事案は、できるだけ一括して起案する。
(3) 起案する文書には、件名並びに処理の理由、経過及び結論を簡明に記載し、必要があるときは、参考資料等を添付する。
(4) 急を要する事案は、その旨を明らかにした上で必要な措置を講ずる。
(令4訓令甲1・一部改正)
(供覧)
第12条 配布文書等で、単に上司等の閲覧に供するものは、システム登録外文書以外の行政文書にあっては文書管理システムにおいてその旨を明らかにして、システム登録外文書にあっては当該行政文書の余白に供覧する旨を記載して処理するものとする。
(令4訓令甲1・一部改正)
(行政文書の書式及び作成要領)
第13条 行政文書の書式及び作成要領は、生駒市公文例規程(昭和40年7月生駒市訓令甲第2号)、文書の左横書き実施要領(昭和40年7月生駒市訓令甲第3号)及び公文書の作成要領(昭和40年7月生駒市訓令甲第4号)に定めるところによらなければならない。
(令4訓令甲1・一部改正)
(行政文書の発信者名義)
第14条 行政文書の発信者名義は、市長その他法令等の規定により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)としなければならない。ただし、行政文書の性質又は内容に応じて市、副市長、部長、課長等の名義を用いることができる。
(平19訓令甲2・令4訓令甲1・一部改正)
(起案文書の審査)
第14条の2 起案した行政文書(以下「起案文書」という。)は、定例な事案で一定の帳票を利用することにより作成した起案文書及び保存期間の種別が1年未満である行政文書に係る事案で当該事案に係る行政文書の余白を利用することにより作成した起案文書を除き、文書責任者の審査を受けなければならない。
2 文書責任者は、前項の規定により審査した結果、起案文書に誤りがあるときは、起案者に差し戻す等必要な措置をするものとする。
(令4訓令甲1・追加)
(回議)
第15条 起案文書は、生駒市事務専決規程(平成24年3月生駒市訓令甲第2号)に定める決裁順序により回議するものとする。
(平24訓令甲1・令4訓令甲1・一部改正)
(合議)
第16条 起案文書のうち、その内容が他の部(生駒市行政組織条例(平成2年3月生駒市条例第1号)第1条に規定する室及び部をいう。以下同じ。)又は課に関係のあるものは、その関係のある部又は課に合議しなければならない。
2 合議の順番は、合議先の下位の職の者から順次上位の職の者までの順序により、かつ、合議先となる部又は課が2以上ある場合は、起案文書の事案と関係が深い部又は課から行うものとする。ただし、起案文書の事案により同時合議の方法によることができる。
3 前2項の規定により合議を受けた者(以下「合議を受けた者」という。)は、起案文書の事案を審議し調整して当該事案の内容がより完全なものとなるよう協力するものとする。合議を受けた者の承認は、起案文書の事案に同意することであって、供覧であってはならない。
4 合議を受けた者が起案文書の事案に不同意の場合又は訂正の協議を要する場合は、これらの理由を起案者に連絡するものとする。起案者は、合議を受けた者から不同意又は訂正の協議の連絡を受けたときは、その程度に応じて主管の課長、部長等に連絡するとともに合議を受けた者と協議し、当該協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
(平19訓令甲2・平24訓令甲1・令4訓令甲1・一部改正)
(重要な起案文書等の回議及び合議)
第17条 起案文書のうち、重要若しくは異例のもので特に説明を要するもの又は特に急を要するものは、電子起案の進捗状況を文書管理システムにより把握することと併せて、必要に応じて合議先に口頭等により説明し、又は急を要する旨を伝え、起案文書を適切に回議し、又は合議しなければならない。
(令4訓令甲1・全改)
(条例等の審査)
第18条 条例、規則等の制定又は改廃を行うときは、関係のある部又は課の合議を経て、生駒市法令審査委員会の審査を受けなければならない。
(起案文書の変更及び廃案)
第19条 文書責任者は、回議し、又は合議した起案文書の内容に重大な変更があったとき、又は起案文書が廃案になったときは、その旨を回議し、又は合議した者に連絡し、必要に応じ、回議し、又は合議した起案文書の事案の今後の取扱いについて関係者と協議するものとする。
2 前項の規定により廃案となった起案文書は、電子起案については電子起案中の案件を廃案処理し、書面起案については起案用紙の右上部にその旨を朱書きし、直ちに廃棄することなく、所定の保存期間が満了するまで保存するものとする。
(令4訓令甲1・一部改正)
第4章 行政文書の施行
(令4訓令甲1・改称)
(浄書及び照合)
第20条 決裁された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)は、当該施行に用いようとする行政文書(以下「施行文書」という。)を所管課において浄書(情報処理システムにより送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書と照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。
(令4訓令甲1・全改)
(行政文書の記号及び番号)
第21条 行政文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令には、市名及び行政文書の種別を表す文字を冠し、文書担当課においてその種類ごとに暦年による一連の番号を付ける。
(2) 専決処分書には、「専」を冠し、文書担当課において暦年による一連の番号を付ける。
(3) 市議会に提出する議案には、議案の種類を表す文字を冠し、文書担当課においてその種類ごとに暦年による一連の番号を付ける。
(4) 前3号に規定する行政文書以外の行政文書には、「生」及び所管課の名の首字(首字だけでは課の識別が困難な場合にあっては、文書担当課長が決定する記号)を冠し、所管課において文書件名簿の番号を付ける。ただし、特定文書については、文書担当課長が決定する記号及び当該事務処理の経過を明らかにする専用の帳簿による一連の番号を付けることができる。
(5) 文書件名簿の番号は、会計年度ごとの一連の番号とする。
2 前項の規定にかかわらず、契約書、表彰状その他記号及び番号を付けることが適当でない行政文書並びに内容が軽易な行政文書については、記号及び番号を省略することができる。
(令4訓令甲1・一部改正)
(公印等の使用)
第22条 外部に発する行政文書には、その発信者名義に応じた公印を押印し、原議との間に契字印を押印しなければならない。
2 軽易な報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない行政文書については、公印及び契字印を省略することができる。
3 前項の規定により公印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をするものとする。
4 前3項に定めるもののほか、公印の使用については、生駒市公印規則(平成9年3月生駒市規則第9号)に定めるところによる。
(平16訓令甲2・令4訓令甲1・一部改正)
(行政文書の発送)
第23条 行政文書の発送は、情報処理システム又はファクシミリにより送信する場合を除き、文書担当課を経由して行う。
2 文書担当課を経由して行政文書を発送しようとする者は、特殊郵便物その他文書担当課長が指定する行政文書については当該行政文書を発送する日の午後3時までに、それ以外の行政文書については執務時間内に必要な手続を行わなければならない。
3 大量又は執務時間外に行政文書を発送しようとする者は、あらかじめ文書担当課長に連絡しなければならない。
(令4訓令甲1・一部改正)
第5章 雑則
(令4訓令甲1・旧第6章繰上)
(出先機関における取扱い)
第24条 出先機関における行政文書の取扱いについて、文書責任者がこの訓令によることが適当でないと認めるときは、文書担当課長と協議して他の手続により処理することができる。
(令4訓令甲1・旧第34条繰上・一部改正)
(施行の細目)
第25条 この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
(令4訓令甲1・旧第35条繰上)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成10年2月1日から施行する。ただし、改正後の生駒市文書取扱規程第25条の規定は、同年4月1日から施行する。
(生駒市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)
2 生駒市マイクロフィルム文書取扱規程の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(生駒市公文例規程の一部改正)
3 生駒市公文例規程の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成16年3月訓令甲第2号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月訓令甲第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年6月訓令甲第6号)
この訓令は、平成21年7月1日から施行する。
附則(平成24年3月訓令甲第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月訓令甲第3号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月訓令甲第3号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月訓令甲第2号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年2月訓令甲第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(生駒市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)
2 生駒市マイクロフィルム文書取扱規程(平成7年3月生駒市訓令甲第3号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(令4訓令甲1・全改)
(令4訓令甲1・追加)
