(趣旨)

第1条　この訓令は、生駒市行政文書管理規則(令和4年2月生駒市規則第5号。以下「行政文書管理規則」という。)第15条第2項の規定に基づき、本市における文書をマイクロフィルムに撮影して保存し、そのマイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うこと等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(マイクロフィルム文書の作成事務)

第3条　マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、当該文書に係る事務を主管する課において行う。

(撮影する文書の範囲)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、おおむね次に掲げる文書のうち、マイクロフィルム化することにより、効率的な利用を図ることができるもの又は破損等を防止する必要があるものとする。

(文書の撮影)

第5条　マイクロフィルムに撮影する文書の選定については、当該文書に係る事務を主管する課の所属長(以下「主管課長」という。)は、文書担当課長と協議するものとする。

(検収)

第6条　主管課長は、撮影者から原文書及びマイクロフィルム文書の引渡しを受けたときは、別に定める検査を行い、収納するものとする。

(マスターフィルム文書証明者)

第7条　本市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(マスターフィルム文書の証明)

第8条　マスターフィルム文書の証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルム文書が原文書を正写したものであることを確認するとともに、マスターフィルム文書撮影証明書(様式第3号)に必要な事項を記入の上、署名押印し、当該マスターフィルム文書の末尾に撮影することにより行うものとする。

(保存期間)

第9条　マイクロフィルム文書の保存期間は、当該原文書の保存期間とする。

(マスターフィルム文書の保存)

第10条　文書担当課長は、マスターフィルム文書を適正な管理の下に保存しなければならない。

(定期検査)

第11条　文書担当課長は、マスターフィルム文書の保存状態について、次に掲げる時期に定期検査を行い、その結果を文書台帳に記入しなければならない。

(再撮影及び再製)

第12条　第5条第3項、第6条及び第8条の規定は、原文書の再撮影及びマスターフィルム文書の再製について準用する。

(マスターフィルム文書の閲覧等の制限)

第13条　マスターフィルム文書の閲覧、複写又は貸出しは認めない。ただし、文書担当課長が特に必要があると認めるときは、この限りでない。

(活用フィルム文書の管理)

第14条　主管課長は、活用フィルム文書を適正に管理し、利用しなければならない。

(原文書の廃棄)

第15条　文書担当課長は、第11条第1項第1号の時期に行う定期検査が終了したときは、当該原文書を廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第16条　文書管理規則第17条の規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。

(施行の細目)

第17条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。